IGOR DE SOUSA ABREU [1]

(coautor)

RESUMO: O artigo tem como objetivo realizar uma breve análise sobre o sistema eSocial frente a inovação tecnológica que muda as rotinas de trabalho da área de saúde ocupacional e segurança do trabalho, o lançamento se deu em 12 de dezembro de 2014 e foi publicado através do Decreto nº 8373, no âmbito federal. O referido sistema de escrituração digital das obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas é um projeto conjunto da Receita Federal do Brasil, Ministério do Trabalho e Emprego, Ministério da Previdência Social, INSS e Caixa Econômica Federal, cujo objetivo é unificar a captação das informações tributárias, trabalhistas e previdenciárias dos empregadores em relação a seus empregados, ou seja, unificando as obrigações acessórias, dando maior transparência as relações de emprego. O artigo busca conhecer as dificuldades encontradas por esses profissionais diante do novo cenário e as novas rotinas de trabalho a partir do eSocial. Esclarecer os benefícios tanto para empregador quanto para empregado. Constatou-se que o programa trará mais segurança jurídica, e evitará as inconsistências de informações, sendo que essas, às vezes, defasadas entre os diversos formulários entregues podendo acarretar multas por descumprimento legal, caso haja informações divergentes. As informações coletadas alimentarão, automaticamente, as bases de dados dos órgãos envolvidos no projeto. O envio dos documentos é online e pode significar redução de custos e tempo para o setor, evidenciando a realidade das empresas e todas suas falhas no descumprimento da legislação. Se objetiva a garantia de direitos trabalhistas e cumprimento da legislação vigente, mitigando o ajuizamento de ações trabalhistas e perda de direitos previdenciários dos empregados quando mais precisam.

Palavras-chave: Direito Previdencia. Direito Trabalhista. Mudança de Cultura e eSocial.

1. INTRODUÇÃO

O eSocial – Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas foi instituído pelo decreto nº 8373/2014. Por meio desse sistema, as empresas passarão a comunicar ao governo federal, de forma unificada, as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS – Fundo de Garantia por Tempo de Serviço.

É um novo sistema de registro, elaborado pelo governo federal, para facilitar a administração de informações relativas aos trabalhadores de forma padronizada e simplificada. O eSocial deve reduzir custos e tempo da área contábil das empresas na hora de executar as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.

O impacto do eSocial na área de Saúde e Segurança do Trabalho vem demonstrar a necessidade de adequação nas rotinas de trabalho para implantação do Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial, nas empresas enquadradas no grupo 1 de implantação para os eventos de Segurança e Saúde.

As informações administradas pelas empresas irão compor um banco de dados único, que abrangerá mais de 40 milhões de trabalhadores e contará com a participação de mais de 8 milhões de empresas, além de 80 mil escritórios de contabilidade. A transmissão eletrônica desses dados simplificará a prestação das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, de forma a reduzir a burocracia para as empresas. A prestação de informações ao eSocial substituirá o preenchimento e a entrega de formulários e declarações separados para cada entidade. Além de simplificar a fiscalização quanto ao cumprimento dessas obrigações.

Segue abaixo lista de atividades que vão integrar ao eSocial:

GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;

CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT – Consolidação das Leis do Trabalho;

RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;

LRE – Livro de Registro de Empregados;

CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;

CD – Comunicação de Dispensa;

CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;

PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;

DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;

DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;

QHT – Quadro de Horário de Trabalho;

MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;

GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;

GPS – Guia da Previdência Social.

A partir da obrigatoriedade de envio das informações eletrônicas ao governo, fica claro que o governo federal busca consolidar as relações de trabalho com base nas informações trabalhistas e previdências enviadas de forma eletrônica, deixando todas as informações disponíveis as órgãos fiscalizadores de forma digital e em tempo real, bem como envio de multas quando for percebido o descumprimento legal por parte do empregador.

É obvio que os setores de Departamento Pessoal serão os mais afetados por essas mudanças, uma vez que algumas práticas já vinham na contramão da legislação. E essas práticas eram observadas em fiscalizações ou em razão de ações judicias movidas pelos empregados após seu desligamento, mas a partir do eSocial, essas práticas não serão mais possíveis, uma vez que as empresas estarão mais vulneráveis a fiscalizações online com envio dos eventos de SST sem o devido cruzamento com as demais obrigações. Desta forma, o estudo busca demonstrar quais as adequações necessárias nas rotinas dos Departamentos de Saúde e Segurança do Trabalho em conjunto com os demais setores e Departamento Pessoal, para que a empresa não seja atuada em fiscalizações eletrônicas?

Conforme Abrantes (2014), o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) revolucionou as relações entre as entidades e as esferas do governo, tornando-se assim, uma das mais importantes ferramentas de governo eletrônico e a principal plataforma fiscalizadora das informações apresentadas pelas empresas, por meio de uma estrutura que no princípio foi dividida em quatro módulos: Escrituração Contábil Digital (ECD), Escrituração Fiscal Digital (EFD), Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e). Esse projeto do governo federal serviu de base para a criação do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas - eSocial, idealizado e motivado pelos esforços de entidades federais como a Caixa Econômica Federal (CEF), o Instituto Nacional da Seguridade Social (INSS) e o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), com o intuito de consolidar a entrega das inúmeras obrigações acessórias pertinentes a área trabalhista em somente um único portal nacional. O processo de implantação do eSocial trouxe um novo paradigma para as empresas e escritórios contábeis diante da necessidade de os contribuintes manterem um sistema de informação muito bem estruturado e capaz de atender as exigências à padronização no envio das informações. Além disso, a complexidade do projeto, com relação às informações que devem ser prestadas pelas organizações, evidenciou ainda a necessidade de uma mudança cultural nas rotinas trabalhistas praticadas principalmente pelos setores de departamento pessoal.

2. AS OBRIGAÇÕES FISCAIS, PREVIDENCIÁRIAS E TRABALHISTAS NO ESOCIAL

De acordo com o Decreto Lei nº 8373 de 11 de dezembro de 2014, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), tem como finalidade a unificação de informações referentes às relações de trabalho entre empregador/trabalhador, através da transmissão por meio eletrônico de dados referentes à folha de pagamento, contribuições previdenciárias, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS. A implantação do eSocial é resultante dos esforços dos seguintes órgãos e entidades do governo federal: Caixa Econômica Federal (CEF), Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Ministério da Previdência Social (MPS), Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e Receita Federal do Brasil (RFB). O Decreto Lei nº 8.373 de 11 de dezembro de 2014 em seu artigo 2º, delibera sobre a composição do ambiente nacional abrangido pelo eSocial, dando as seguintes providências:

I - Escrituração digital, contendo informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas; II - Aplicação para preenchimento, geração, transmissão, recepção, validação e distribuição da escrituração, e III – repositório nacional, contendo o armazenamento da escrituração.

O projeto do eSocial surge como um sistema inovador no tocante ao envio de informações por parte dos empregadores ao Governo Federal, de forma unificada, com os inúmeros eventos decorrentes dessa relação, tais como informações dos trabalhadores, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, admissões, entre outras informações.

Oliveira (2014) complementa que a escrituração digital da folha de pagamento e das obrigações legais irá registrar a vida laboral de todos os contribuintes, bem como, permitirá maior transparências e segurança jurídica nas relações, dificultando o surgimento de fraudes contra a previdência e as leis trabalhistas.

Ainda pode-se destacar, segundo o Manual de Orientações do eSocial (MOS), o fato de não considerar o eSocial como mais uma obrigação tributária acessória, e sim, um novo modelo de desempenhar as obrigações trabalhistas, tributárias e previdenciárias, que já são realizadas pelos empregadores na atualidade.

Por fim, é importante mencionar que o projeto do eSocial também tem por objetivo a unificação e simplificação de obrigações acessórias exigidas pelos diversos entes da federação e órgãos fiscalizadores, tais como SEFIP, CAGED, RAIS e DIRF, muitas delas deixando de serem preparadas separadamente pelos contribuintes, uma vez que a informação já estará no banco de dados do portal, praticamente em tempo real.

3. MARCO HISTÓRICO

O eSocial passou a ser obrigatório para as empresas (primeira etapa de implantação) em janeiro de 2018, e, além de dúvidas na época trouxe um grande impacto nas rotinas diárias e aprendizagem no uso de softwares na gestão de Recursos Humanos e, inclusive do eSocial. De lá para cá, outras fases já foram executadas, tornando obrigatório o cumprimento das exigências, ficando da seguinte forma:

• janeiro de 2007 surgiu o eSocial, por meio do Decreto 6.022 que criou o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), com objetivo de informatizar a relação entre o Fisco e seus Contribuintes.

• Em 2009, é criado um projeto piloto para estender o SPED à • O Manual de orientação do eSocial (MOS) , surgi em 2013 oficialmente, na versão 1.0.

• 2014 foi marcado com a prorrogação do eSocial para janeiro de 2015. E em 2015 ocorre nova prorrogação para janeiro de 2017 e divulgação do Manual de Orientação versão 2.0 e 2.1.

• Em 2017, ocorre nova prorrogação para implantação do eSocial e agora com data prevista para janeiro de 2018.'

• Janeiro de 2018 oficialmente entra o eSocial, depois de tantas prorrogações, cumprindo a divulgação ocorrida em 2016.

• Em 2019, ocorre as substituições das obrigações acessórias e os primeiros

rumores quanto a necessidade de simplificação e o adiamento dos eventos de Saúde e Segurança do Trabalho.

• Em 2020, em meio ao cenário pandêmico ocorre nova prorrogação e a confirmação da simplificação do eSocial.

• Finalmente em outubro de 2021, inicia a obrigatoriedade de envio dos eventos de Saúde e Segurança do Trabalho (SST) para as empresas do Grupo 1. Em cumprimento a Portaria Conjunta SERFB/SEPRT/ME nº 71, de junho de 2021 área trabalhista.

• Em 2012, o SPED passa a ser chamado de eSocial.

Somente a partir de julho de 2019, as informações de segurança e saúde ocupacional se tornam obrigatórias ao sistema do governo. Trazendo certa inquietação aos profissionais de saúde e segurança do trabalho; a partir dessa exigência, deveria haver uma mudança de comportamento e controle eficaz das informações nas empresas que até então aguardavam a fiscalização bater à porta do empregador ou ainda apresentava somente em ações trabalhistas quando exigido. Muitas vezes esses documentos eram guardados e renovados anualmente, mas sem a devida tratativa legal.

Sem falar da falta de sincronia existente entre os setores e profissionais das áreas de Recursos Humanos(RH), segurança do trabalho (SESMT) e saúde ocupacional (Serviço Médico) na elaboração e manutenção das informações de seus funcionários para cumprimento da legislação trabalhista ou previdenciária, haja vista que cada um só se “preocupava ou se preocupa” somente com sua atividade/área, sem sequer analisar se as informações se completam no envio de cada evento ao governo ou apresentado nas fiscalizações dos órgãos governamentais, pois cada um entende que são informações isoladas de cada departamento, quando na verdade deve ser garantido o cumprimento legal como um todo por todos os setores, não em parte, para salvaguardar defesa da empresa.

4. PRINCÍPIOS DO ESOCIAL

Conforme art. 3° do Decreto 8.373/2014, o eSocial é regido pelos seguintes princípios:

“I - viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas;

II - racionalizar e simplificar o cumprimento de obrigações;

III - eliminar a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas;   

IV - aprimorar a qualidade de informações das relações de trabalho, previdenciárias e tributárias; e

V - conferir tratamento diferenciado às microempresas e empresas de pequeno porte” (Brasil, 2014)

5. O PAPEL DO RH NA ENTREGA DAS OBRIGAÇÕES

No sentido de cumprimento das obrigações voltadas à segurança do trabalho ao eSocial, o RH tem papel fundamental no compliance fiscal, pois precisa garantir o cumprimento dos processos. Uma vez que ele é o responsável direto em gerenciar as demais verbas dos funcionários a partir do vínculo empregatício. Mas vale destacar que se faz necessário mudar a mentalidade dos profissionais de RH, pois agora eles também precisam se preocupar não só na administração de cálculos de folhas de pagamentos, mas se alertar para o contexto dos envios de obrigações voltadas à área de Saúde e Segurança do Trabalho, a exemplo do registro de acidentes de trabalho quando houver afastamento maior que 15 dias que gera a percepção do auxilio doença, estabilidade acidentaria por 12 meses e deposito FGTS, fatores de risco ambientais e as especificidades dos serviços, quanto à periculosidade e insalubridade que reflete na aposentadoria especial, absenteísmo, que refletem diretamente na folha de pagamento dos funcionários e, se não forem realizados de forma integrada, podem gerar divergência nos dados e gerar multas para empresa sem falar nos passivos trabalhistas por inconsistência de informações. E vice-versa para os profissionais de segurança do trabalho e saúde ocupacional.

6. REFLEXOS FINANCEIROS COM MULTAS E PENALIDADES

O contribuinte/empregador/órgão público precisa entender que as obrigações de SST (saúde e segurança do trabalho) geram penalidades, caso os prazos e as exigências não sejam cumpridos conforme previsto na legislação. Lembrando que o eSocial não é legislação nova, mas sim um sistema padronizado de envio on-line das informações para o governo.

Nesse sentido, vale destacar que a aplicação de multas depende do tipo de descumprimento legal da obrigação, mas também destaco o risco reflexo em ações judiciais no âmbito trabalhista.

Dessa forma, ressalto a importância de manter a regularidade na execução dos processos e a importância de se fazer uma análise crítica no cumprimento das obrigações legais realizadas pela segurança do trabalho e saúde ocupacional para atendimento e envio das informações ao eSocial. Chega de manter dados e registros em pastas e arquivos físicos, pois a partir da necessidade de envio dos dados eletrônicos, se faz urgente uma base de registros organizada e padronizada, com apoio de um sistema eletrônico (software) completo para gerar e transmitir os eventos ao eSocial (mensageria).

A introdução do eSocial se mostra vantajosa tanto para o governo, que ampliará a capacidade de fiscalização diante de informações unificadas, consistentes e qualificadas, quanto para as empresas com a redução de cerca de 15 obrigações prestadas atualmente, para somente uma, promovendo a redução de erros por meio da padronização das obrigações acessórias e por último, para os trabalhadores, representando uma garantia na efetivação dos direitos trabalhistas e previdenciários, agilidade no acesso a benefícios, além de maior transparência nas relações do trabalho (BRASIL, 2017).

Outro ponto que deve ser destacado, no entendimento de Duarte (2013), é a expectativa do aumento na arrecadação de tributos, principalmente a contribuição com a Previdência Social, que passa por sérios problemas financeiros decorrentes de sonegação e da prática da informalidade no meio trabalhista, sendo que, a implantação do eSocial pode servir como resposta nesse sentido. Por outro lado, o processo de implantação do eSocial é um desafio muito grande para as empresas, tendo em vista a mudança organizacional e cultural que será exigida, afetando as rotinas trabalhistas e causando até mesmo o aumento dos procedimentos burocráticos, motivados pelo retrabalho (Heinen, 2017).

7. EVENTOS DE SEGURANÇA DO TRABALHO

Na área de Saúde e Segurança do trabalho (SST) ainda há uma falta de cumprimento efetivo das leis e normas por parte das empresas, principalmente por falhas nos controles atuais. Portanto, o eSocial terá um grande e positivo impacto no desenvolvimento e melhoria dessa área (PORTAL ESOCIAL, acesso em 01 fev. 2018). Todo o processo ainda é novo e muitas dúvidas ainda existem. Será necessário extrema organização e atualização das empresas para que o processo de adequação à nova plataforma seja operado com efetividade

No dia 13 de outubro de 2021, a obrigatoriedade dos eventos de Segurança e Saúde no Trabalho (SST) no eSocial para as empresas do Grupo 1, conforme estabelece a Portaria Conjunta SERFB/SEPRT/ME nº 71, de 29 de junho de 2021 passaram a ser enviados ao governo com envio da carga inicial dos empregados ativos da empresa do Grupo 1. Nesse grupo de eventos, enquadram-se o S-2210 - Comunicação de Acidente de Trabalho, S-2220 - Monitoramento da Saúde do Trabalhador e S-2240 - Condições Ambientais do Trabalho - Agentes Nocivos.

Os eventos S-2210 (Comunicação de Acidente) e S-2220 (Atestado de Saúde Ocupacional) não demandaram carga inicial. Assim, caso um trabalhador de uma empresa do Grupo 1 sofra um acidente a CAT deverá ser emitida por meio do envio do evento S-2210. Da mesma forma, caso haja um Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) emitido a partir do dia 13 de outubro de 2021, será necessário enviar algumas informações desse documento por meio do evento S-2220.

Com a entrada em vigor do eSocial a Comunicação de Acidente do Trabalho para os demais legitimados   à emissão da CAT permanece da mesma forma utilizando o atual sistema, denominado CATWeb, Todavia para as empresas do Grupo I devem atender a Portaria SEPRT nº. 4.334, de 2021.na ocorrência de acidente do trabalho ou doença ocupacional.

O Perfil profissional profissiográfico previdenciário (PPP) é um formulário a ser preenchido com todas as informações relativas ao empregado. Deve conter a descrição da atividade que exerce, indicação do agente nocivo ao qual está exposto, exames médicos (Norma Regulamentadora n° 9 da Portaria n° 3.214/78). Com a chegada do eSocial, o PPP passa a ser eletrônico em janeiro de 2023 (Portaria nº 1.010, de 24 de dezembro de 2021). e o seu preenchimento será feito a partir dos dados informados em eventos do próprio eSocial . O documento deve ser emitido com base nas demonstrações ambientais do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – PPRA; Laudo Técnico de Condições Ambientais de Trabalho - LTCAT; Comunicação de Acidente de Trabalho – CAT O PPP deve ser atualizado quando ocorrer alteração que implique mudança em informações das seções do documento, ou uma vez por ano, caso não houver alterações.

O monitoramento da Saúde do trabalhador, serão prestadas no evento S-2220. O principal objetivo do monitoramento é orientar os trabalhadores a respeito dos níveis dos fatores de risco que são expostos. Tal monitoramento da saúde do trabalhador é realizado através dos exames médicos ocupacionais, que servem para avaliar a saúde do trabalhador. A Norma Regulamentadora n° 7, a NR-07, obriga as empresas a elaborar, bem como implementar o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional, o PCMSO, que tem por objetivo prevenir, diagnosticar e rastrear de maneira precoce quaisquer danos à saúde relacionados com o trabalho.  \Todas as informações relacionadas ao PCMSO precisarão, obrigatoriamente, constar no eSocial através do evento S-2220, assim, todas informações referentes aos exames médicos e complementares com base nas atividades relacionadas e aos riscos do trabalhador presentes na NR-07, deverão ser enviados e caso a empresa não envie no prazo, a empresa sofrerá multa, logo, as datas de realização dos exames médicos deverão ser inseridas no eSocial corretamente, com atenção para as datas dos exames complementares, bem como o mês de vencimento de cada um dos exames. Importante ressaltar que os eventos S-2210 e S-2220 não demandam carga inicial, registrando as informações que ocorrem a partir do início da obrigatoriedade, ou seja, caso um trabalhador sofra algum acidente do dia 13/10/2021 em diante, a CAT deverá ser emitida enviando um evento S-2210 e em caso de afastamento deverá ser enviado também o evento S-2230 informando a quantidade de dias de afastamento.

O evento S-2240 tem como principal objetivo registrar as condições ambientais de trabalho pelo empregador, indicando as condições de prestação de serviços pelo trabalhador, sendo que o prazo de envio da obrigação era 13 de outubro de 2021, sendo uma obrigação para os empregadores, do grupo 1. Além disso, o S-2240 é utilizado para informar se o trabalhador está exposto a agentes nocivos, que mais tarde serão usadas para identificar os Agentes Nocivos e Atividades/Aposentadoria Esspecial. O Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – PPRA não é um documento, mas sim um programa de ação contínua que constantemente deve ser revisado e renovado a cada ano, sendo que as ações que constam no PPRA incluem levantamento de riscos, cronograma de ações, planejamento anual e outros, tudo com o objetivo de estabelecer uma metodologia que assegure a preservação da saúde e a integridade dos trabalhadores em relação aos riscos ambientais nos locais de trabalho e no ano de 2022 será convertido no Programa de Gerenciamento de Risco – PGR. Assim, a obrigatoriedade do programa é regido pela norma NR-01, bem como o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO (NR-07), ambos além de melhorar a produtividade e as condições de trabalho, previnem os trabalhadores de doenças do trabalho com risco de converter para futuros casos judiciais trabalhistas e previdenciários. O documento utilizado para preencher o Evento de SST S-2240 do eSocial é o Laudo Técnico das Condições Ambientais do Trabalho – LTCAT, sendo um documento oficial para preencher o PPP e, portanto, também é o documento oficial para preencher o eSocial.

8. A PARTIR DO ENVIO DOS EVENTOS DE SST CUIDADO COM A FISCALIZAÇÃO

O Decreto n. 8373/2014 instituiu o eSocial com o objetivo de envio das obrigações previdenciárias e trabalhistas ao governo. Diferente do que ocorre atualmente nas rotinas de segurança do trabalho e saúde ocupacional. Dessa forma, será necessário mudança nas rotinas de trabalho. Com a obrigatoriedade de envio dos eventos de SST, teremos envio de carga inicial para cada trabalhador com vinculo ativo , uma vez que tais informações tem como objetivo a substituição da Comunicação de Acidente do Trabalho (CAT) e Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) em atendimento a Portaria SEPRT nº4.334, de abril de 2021 e Portaria MTP nº 313, de setembro de 2021.

A partir do envio dos eventos de Saúde e Segurança do Trabalho, os dados informados poderão facilmente ser cruzados para identificar inconsistências, entre eles o envio de informações fora do prazo legal, a exemplo da Comunicação de Acidente do Trabalho que possui prazo de envio no primeiro dia útil após sua ocorrência, que algumas empresas possuem dificuldades para cumprir esse prazo. A tendência é que os autos de infração cheguem de forma automática por e-mail, uma vez que os órgãos de fiscalização terão acesso às informações. E quem sabe futuramente não sejam realizados convênios com o Ministério Público do Trabalho e Justiça do Trabalho, a fim de identificar procedimentos inadequados dos empregadores, entre eles Admissão sem realização de Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) ou afastamento por acidente do trabalho sem emissão de Comunicação de Acidente do Trabalho (CAT).

As empresas precisam realizar de forma continua uma análise crítica em seus processos e avaliação dos riscos do negócio. Começando pelo mapeamento dos processos, avaliação dos prazos, revendo e até criando procedimentos para que todos os processos sejam cumpridos de acordo com cada legislação. E inegável que o trabalho é extenso, mas necessário para evitar multas administrativas e condenações judiciais que possam onerar ainda mais a vida financeira da empresa, por conta de irregularidades identificadas nos processos e ir muito além dos portões e atingir a imagem da empresa e sua reputação perante a sociedade e órgãos públicos.

9. O COMPLIANCE COM FOCO NO ESOCIAL NÃO É UMA OPÇÃO

Importante destacar que o compliance rege a conformidade legal no cumprimento de obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias. E passa a ser de suma importância para as empresas na organização dos seus processos e dados para entrega de cada evento ao eSocial. Portanto, requer uma análise mais crítica em todos os processos por uma equipe multidisciplinar composta de membros do setor: jurídico, recursos humanos, medicina do trabalho, segurança do trabalho e, participação continua do setor de TI para auxiliar na escolha de um sistema que possibilite os envios das informações ao governo.

As leis trabalhistas são muito complexas e precisam acompanhar o dinamismo das relações de trabalho. Dessa forma, o cenário requer dedicação, esforço e energia dos profissionais para o cumprimento das leis. O objetivo do compliance é eliminar passivos trabalhistas, pois ao atuar de forma contínua e diária no cumprimento normativo todas as relações de trabalho serão corrigidas. Dessa forma, um bom compliance trabalhista requer um bom planejamento estratégico, pois a empresa em conformidade com a lei garante não apenas menos processos e prejuízos financeiros; melhoram a imagem da empresa na visão da sociedade e funcionários da empresa e, consequentemente, melhora sua produtividade e o crescimento.

Lembrando que não houve alteração na legislação trabalhista ou previdenciária a partir do eSocial. Na verdade, houve uma necessidade do governo em melhorar seus controles na recepção e avaliação das informações por meio da tecnologia que pudesse facilitar a auditoria das informações e perceber de forma mais rápida o descumprimento de prazos e obrigações por parte das empresas.

Importante deixar claro que não há obrigatoriedade de se implantar um programa de compliance na empresa, mas o programa possibilita a identificação de desvios nos processos trabalhistas e previdenciários em desacordo com a legislação vigente e busca corrigir essas falhas para minimizar os riscos do empregador no recebimento de multas e sanções por descumprimento legal.

Não resta dúvidas de que, com o eSocial em vigor, a empresa fica mais vulnerável ao fisco, pois são enviadas diariamente informações digitais ao governo e fica disponível a consulta de diferentes órgãos que, ao perceberem divergência de informações ou ações que contrariem dispositivo legal, poderá resultar em multas altíssimas e fiscalizações imediatas e, quem sabe, de forma on-line.

Reforçada a necessidade de se evitar falhas nos processos e o enorme volume de informações a serem transmitidas e fiscalizadas diariamente, porque não implantar um programa de compliance a fim de se corrigir processos, sistematizar rotinas, cumprir procedimentos e controles internos que possam dar certeza de que todos os departamentos cumpram seus processos conforme o estabelecido nos procedimentos internos e a legislação vigente.

O grande desafio das empresas e garantir o envio correto das informações ao governo por todos os departamentos envolvidos, mudança de cultura na empresa é necessária, a conscientização dos profissionais especializados em cada processo e departamento urge para que eles entendam a responsabilidade em enviar eventos validos.

Na verdade, o programa de compliance não é a solução para todas as empresas, o que na verdade precisa ser priorizado é a reavaliação dos processos, mapeamento dos problemas e indicação de soluções de acordo com a realizada em cada organização, pois a estratégia para evitar multas e sanções é enviar ao eSocial dados corretos desde a primeira carga de informações em saúde e segurança do Trabalho. Após seu envio, outros órgãos, como o Ministério do Trabalho e Previdência, terão acesso aos dados da empresa e poderão verificar o cumprimento de suas obrigações legais e, principalmente, o recolhimento dessas obrigações.

10. IMPORTANTE REFORÇAR PRÁTICAS ADEQUADAS PARA ATINGIR O COMPLIANCE PARA O ESOCIAL

• Mapear seus processos de trabalho atual e analisar se todos cumprem os requisitos legais vigentes.

• Monitorar indicadores de controle e avaliar mês a mês os resultados, promovendo melhorias nos processos e correções necessárias.

• Analisar os riscos do processo e definir procedimentos que evitem ameaças.

• Capacitar a equipe responsável pelo envio dos eventos e deixar

claro o papel e a importância de se cumprir corretamente cada etapa.

• Manter um padrão de auditoria dos processos.

• Criar rotina de monitoramento de mudanças ocorridas na legislação trabalhista e previdenciária, principalmente nas mudanças de requisitos do eSocial, e implementá-las.

11. SINCRONIA ENTRE O RH, SAÚDE OCUPACIONAL, SEGURANÇA DO TRABALHO E  JURÍDICO NO ESOCIAL

 Até um tempo atrás esses setores trabalhavam de forma isolada, mas a partir do eSocial esses setores devem mais do que nunca trabalhar de forma sincronizada.

 O layout do e-Social prevê a transmissão de informações relativas à saúde e segurança do trabalho, tais como: atestados médicos admissionais, demissionais e exames periódicos, acidente do trabalho, ambiente de trabalho que devem ter sintonia com o período de fechamento dos dados da folha , uma vez que essas informações serão cruzadas mais na frente e não pode ter divergência entre elas, independente de qual departamento envio .

E o departamento jurídico das empresas deve acompanhar esses envios e fazer uma análise se as informações estão sendo cumpridas de acordo com os prazos legais., a fim de evitar multas dos órgãos públicos por descumprimento ou envio de informações fora do prazo.

Lembrando que o RH já envia na folha de pagamento informações de saúde e segurança do trabalho em seus layouts desde 2018. Portanto não se engane, achando que o governo passou a ter as informações de SST somente a partir da carga inicial enviada a partir de outubro de 2021. A exemplo das informações sobre pagamento de insalubridade e periculosidade.

12. SISTEMA DE GESTÃO PARA AS EMPRESAS

É necessário um software de gestão em segurança e saúde do trabalho para as empresas realizarem o envio dos eventos ao governo e o sistema deve ser apto a gerenciar as obrigações legais de cada área. Esse sistema deve ser capaz de sinalizar não conformidade que contrariam os dispositivos legais para que se evitem as multas e penalidades previstas na legislação pelo descumprimento de itens das normas regulamentadoras, legislação trabalhista e previdenciária.

Portanto, um software de gestão das informações de segurança e saúde do trabalho deve ser capaz dar suporte técnico e legal às empresas com a necessária expertise na área relativa à governança das informações e estas sejam disponibilizadas em tempo real para direcionar os profissionais na tomada de decisão e investimentos com mais inteligência de gestão, mais resultados financeiros e mais produtividade baseadas na saúde dos trabalhadores e na sustentabilidade dos empregadores.

13. REFLEXÕES NECESSÁRIAS

A reflexão que deve ficar após a leitura desse artigo é se sua empresa cumpre na íntegra todas as obrigações trabalhistas e previdenciárias. Se ela faz o recolhimento tributário devido e cumpre seus processos integrados com os demais setores. A partir do eSocial, se faz necessária uma mudança de comportamento e uma gestão mais eficiente dos processos, não sendo mais cabível que cada departamento trabalhe de forma isolada.

Por meio do eSocial, os eventos de saúde e segurança do Trabalho serão encaminhados à Receita Federal do Brasil, Previdência Social, Caixa Econômica Federal e Ministério do Trabalho e Emprego e, por que não, mais na frente até a Justiça do Trabalho, a partir de identificação de irregularidades. Veja o impacto que sua empresa pode ter tanto positivo quanto negativo, uma vez que o órgão terá à disposição os dados necessários para se ampliar o processo de fiscalização na sua empresa de forma mais célere.

Vale salientar que o eSocial não modifica as leis trabalhistas existentes ou que porventura estão sendo implementadas, a mudança se restringe única e exclusivamente à forma como as informações são enviadas ao governo. É importante destacar que todo dispositivo constitucional sancionado passou a ser incorporado pelo sistema.

O objetivo do artigo é conscientizá-los de que o projeto do governo é viabilizar a garantia de direitos trabalhistas e previdenciários dos trabalhadores, simplificar o cumprimento das obrigações, aprimorar a qualidade das informações das relações de trabalho, previdenciárias e fiscais. Uma vez que tornarão as informações mais confiáveis e transparentes, fato que só será efetivamente comprovado no decurso dos anos, após maturação sobre o assunto. Mas nesse momento cabe uma análise aprofundada de seus processos a fim de minimizar um aumento significativo em seus passivos trabalhistas.

Dito isso, vamos iniciar a análise de nossos processos e nos prepararmos para o envio dos eventos de saúde e segurança do trabalho sem erros e inconsistências ao governo. Lembre-se que é importante que sua empresa esteja adequada para o eSocial, e essa preparação, com certeza, será um grande ganho de tempo e aprendizado!

14. CONCLUSÃO

O e-Social não está alterando nada que já não esteja previsto na Legislação Trabalhista e Previdenciária. Seu impacto será em como as empresas exercem tais obrigações. Além disso, o eSocial estará abrangendo várias esferas do Governo Federal e possibilitando que as informações sejam muito mais analíticas do que jamais foram até hoje.

A veracidade e o imediatismo dos eventos acompanharão tal revolução na prestação de informações. Com isso, o relacionamento das empresas de contabilidade ou profissionais da área com os seus clientes ou empregadores ficará ainda mais estreito, pois haverá a necessidade de obter as informações praticamente em tempo real para que seja feita a interface entre as práticas trabalhistas dos empregadores e os órgãos oficiais que receberão as informações referentes à sua folha de pagamento e o diaadia de seus empregados. Para tanto, se faz necessário um processo intenso de capacitação da equipe incumbida de atender a essa mais nova obrigação.

Através do e-Social serão comunicados todos os eventos e práticas trabalhistas à RECEITA FEDERAL DO BRASIL (RFB), à PREVIDÊNCIA SOCIAL (INSS), à CAIXA ECONÔMICA FEDERAL (FGTS) e agora também ao MINISTÉRIO DO TRABALHO E EMPREGO (MTE) e, por fim, até à JUSTIÇA DO TRABALHO. Percebe-se que, dessa maneira, com o eSocial e seu aliado, o DCTF-Prev, o Governo terá à sua disposição os dados necessários para simplificar e dar maior celeridade às fiscalizações.

A principal observação é com relação à comunicação de todos os eventos trabalhistas o mais rápido possível, e em alguns casos, como admissões e férias, até antes do evento, e mais uma vez, com relação a todos os atestados de saúde ocupacional e diversos laudos técnicos que compõem os Programas de Controle Médico do Trabalho, Programas de Riscos ambientais e toda a documentação obrigatória referente à saúde e engenharia do trabalho, prevenção de acidentes, CIPA, Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) que deve ser elaborada por empresas especializadas e regulamentadas pelo Ministério do Trabalho e Emprego, contratadas para este fim. Quem já possui toda essa documentação deve se certificar de sua validade e renová-la conforme prazos legais. Contudo, aqueles empregadores que ainda carecem de regularização são imprescindíveis que o façam urgentemente a fim de ingressar no eSocial com a sua situação em ordem.

Portanto, esse novo projeto traz diversos benefícios. com a unificação das informações e integração das áreas, será possível garantir a coerência e consistência dos dados, aumentar a produtividade na empresa, reduzir erros de cálculo ou de informações, aumentar a segurança e garantir os direitos e deveres tanto da empresa como do colaborador. Dessa forma o alinhamento interno das informações deve ser um processo atualizado e coerente. Vale ressaltar que apesar da necessidade de mudanças e empenho dos colaboradores para realização das adequações necessárias para o atendimento ao novo projeto, é fundamental que o principal foco das ações do SESMT da empresa se mantenha, isto é, ações que cumpram com seu objetivo de promover a saúde e segurança do trabalho dentro da empresa, protegendo a integridade física dos trabalhadores dentro das empresas.

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